Fatturazione elettronica per una nuova attività: cosa serve dal primo giorno

Chi apre una nuova attività deve emettere fattura elettronica fin dal primo giorno: dal 1° gennaio 2024 non esiste più nessuna soglia di ricavi che ne esenti. Fino al 2023 chi era in regime forfettario e restava sotto un certo fatturato ne era escluso, e chi partiva da zero, senza un anno precedente a cui guardare, rientrava proprio in quella fascia esente. Quel margine è sparito, e con esso l'idea che la fatturazione elettronica sia un dettaglio da sistemare più avanti.

Perché conta sapere che è dal primo giorno, non da quando cresci

Il Decreto Legge 36/2022, convertito con la Legge 79/2022, ha tolto la soglia di esenzione per i forfettari in due passaggi: dal 1° luglio 2022 per chi l'anno prima aveva superato i 25.000 euro di ricavi o compensi, dal 1° gennaio 2024 per tutti gli altri. Da quella data chi apre partita IVA non ha più nessuna finestra di tolleranza legata al fatturato: la prima fattura, qualunque sia l'incasso previsto, deve passare dal Sistema di Interscambio, comunemente indicato con la sigla SdI.

Cos'è il Sistema di Interscambio, in pratica

La fattura elettronica non è un PDF allegato a una mail: è un file in un formato specifico (XML), che passa attraverso il Sistema di Interscambio, la piattaforma dell'Agenzia delle Entrate che smista ogni fattura fra chi la emette e chi la riceve. Senza quel passaggio, per le operazioni soggette all'obbligo, un documento non ha valore di fattura, anche se contiene tutte le informazioni giuste.

Cosa serve davvero per emettere le prime fatture

Non serve necessariamente comprare un software. L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione, gratuitamente, il portale "Fatture e Corrispettivi", con cui si possono predisporre, inviare, ricevere e conservare le fatture senza altri strumenti. Per accedere basta SPID, CIE, CNS oppure le credenziali Fisconline o Entratel: non serve una firma digitale, che è una cosa diversa e serve per altri scopi, ne ho scritto in quanto costa la firma digitale.

Il limite del portale gratuito si vede con il volume: è pensato per compilare e inviare fatture una alla volta, non per collegarsi al magazzino, alle anagrafiche clienti o per automatizzare l'invio di decine di documenti al mese. Chi prevede pochi clienti e poche fatture può restarci comodamente per anni; chi parte già con un flusso di lavoro più fitto, o vuole integrare la fatturazione con altri strumenti, in pratica finisce per scegliere un gestionale a pagamento fin dall'inizio.

Un dettaglio che si scopre spesso in ritardo: il solo passaggio di una fattura dal Sistema di Interscambio non equivale ad averla conservata come la legge richiede. Anche la conservazione a norma è gratuita sullo stesso portale, ma va attivata a parte, aderendo a un accordo di servizio dedicato: chi apre partita IVA e si limita a inviare le fatture, senza fare quel passaggio in più, non è automaticamente in regola con l'obbligo di conservazione.

L'eccezione che riguarda solo un settore

Chi apre un'attività sanitaria fa eccezione, ma non nel senso di un vantaggio: per le prestazioni rese a persone fisiche i cui dati finiscono nel Sistema Tessera Sanitaria, la fattura elettronica è vietata, non facoltativa, per evitare che dati sanitari sensibili transitino nel Sistema di Interscambio. Nato come misura temporanea nel 2018 e prorogato quasi ogni anno, questo divieto è diventato permanente con il Decreto Legislativo 81/2025. Per quelle prestazioni si resta quindi su fattura cartacea o un formato elettronico fuori SdI, mentre le fatture verso altre partite IVA seguono le regole ordinarie.

Il momento in cui conviene sistemarlo

La fatturazione elettronica è una delle prime cose da impostare insieme all'apertura della partita IVA, non un dettaglio da rimandare a quando arrivano i primi clienti: ne ho scritto anche a proposito della scelta del codice ATECO, che va decisa nello stesso momento e con lo stesso peso. Chi si affida a un servizio di apertura online o a un commercialista trova di solito questo passaggio già incluso; chi apre da solo, invece, lo scopre spesso alla prima scadenza di fatturazione, quando è già tardi per informarsi con calma.

Se hai appena aperto la partita IVA e la prossima casella da spuntare è avere un sito che rappresenti la tua attività, ne parlo nei servizi per il sito web. Se invece hai già un'attività avviata e vuoi capire da dove iniziare con la presenza online, scrivimi: bastano due righe sulla tua situazione.