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PEC obbligatoria per le imprese: cosa succede se non ce l'hai, e quanto costa averla
La sanzione per non avere comunicato la PEC al Registro Imprese va da 206 a 2.064 euro per una società, da 30 a 1.548 euro per un'impresa individuale. Non è una regola nuova: la PEC è obbligatoria per le società dal 2009 e per le ditte individuali dal 2012. Quello che è cambiato dal 2025 è che l'obbligo riguarda anche gli amministratori in prima persona, con una PEC propria diversa da quella dell'azienda, e la scadenza per mettersi in regola è già passata.
L'obbligo di base non è una novità: esiste da oltre dieci anni
La PEC come indirizzo obbligatorio da comunicare al Registro delle Imprese nasce con due norme distinte:
- per le società, dal 2009, con l'articolo 16, comma 6, del Decreto Legge 185/2008, convertito con la Legge 2/2009
- per le imprese individuali, dal 2012, con l'articolo 5 del Decreto Legge 179/2012: chi aveva un'impresa già attiva a quella data doveva comunicare la PEC entro il 30 giugno 2013 (fonte: testo coordinato pubblicato in Gazzetta Ufficiale, consultato il 23 agosto 2026)
Chi ha aperto un'attività negli ultimi dieci anni, quindi, ha quasi certamente già una PEC comunicata al Registro Imprese: è un passaggio che qualunque commercialista o servizio di apertura partita IVA include di default, come ho scritto anche a proposito di come aprire e gestire la partita IVA online. Il punto dove molte aziende non sono più in regola, invece, è un altro, ed è recente.
La novità 2025: una PEC personale per l'amministratore
Dal 1° gennaio 2025, la legge di bilancio 2025 (articolo 1, comma 860, della Legge 207/2024) ha esteso l'obbligo di domicilio digitale anche agli amministratori delle imprese in forma societaria, in aggiunta alla PEC della società stessa. Il Ministero delle Imprese e del Made in Italy ha poi chiarito, con una nota del 12 marzo 2025, che questo domicilio deve essere personale e distinto da quello dell'azienda: non basta indicare di nuovo la PEC aziendale a nome dell'amministratore.
Le scadenze si sono spostate più volte nel corso dell'anno:
- il MIMIT aveva inizialmente fissato il termine al 30 giugno 2025 per le società già costituite
- con un comunicato ufficiale del 25 giugno 2025, lo ha differito al 31 dicembre 2025, per le difficoltà applicative segnalate da diverse Camere di Commercio
- il Decreto Legge 159/2025, convertito con la Legge 198/2025, ha poi ristretto chi è davvero obbligato: non più tutti gli amministratori, ma solo l'amministratore unico, l'amministratore delegato o, in mancanza, il presidente del consiglio di amministrazione, e solo nelle società di capitali, cooperative e consortili, non nelle società di persone (fonti: MIMIT e Unioncamere, consultate il 23 agosto 2026)
Per chi ricopriva una di queste cariche al 31 ottobre 2025, la scadenza per comunicare la PEC personale era il 31 dicembre 2025: oggi, ad agosto 2026, è già passata da otto mesi. Se la tua azienda non ha ancora fatto questo passaggio, non è più in tempo per farlo prima di una scadenza: è già in ritardo.
Cosa succede in concreto se manca la PEC
Per la mancata comunicazione della PEC aziendale, la sanzione amministrativa è definita con chiarezza: da 206 a 2.064 euro per le società, riducibile a 412 euro se ci si mette in regola entro un termine breve dalla contestazione; da 30 a 1.548 euro per le imprese individuali, riducibile a 60 euro. In entrambi i casi, il Registro delle Imprese assegna d'ufficio un domicilio digitale sostitutivo, nel formato codicefiscaleimpresa@impresa.italia.it: quell'indirizzo però funziona solo in ricezione, non si può usare per inviare una PEC a un cliente o a un fornitore (fonti: Camere di Commercio di Mantova, Cremona-Mantova-Pavia, Genova e Torino, consultate il 23 agosto 2026).
Per la PEC personale dell'amministratore la situazione è meno definita. A marzo 2025 il MIMIT stesso scriveva che non esisteva ancora una sanzione specifica per questa violazione, e che la conseguenza pratica era la sospensione della pratica presentata al Registro Imprese, fino a un rigetto se non regolarizzata entro 30 giorni. Dopo il Decreto Legge 159/2025, diverse fonti professionali indicano come applicabile la stessa sanzione raddoppiata prevista per le società, ma senza che un testo di legge lo dica esplicitamente per questo caso, e con una cronaca recente (aprile 2026) che descrive una prassi disomogenea fra le diverse Camere di Commercio, alcune delle quali hanno sanzionato anche chi si era messo in regola entro il termine di cortesia raccomandato da Unioncamere. Su questo punto preferisco non scrivere una cifra come se fosse certa: quello che è certo è che conviene sistemarlo, non calcolare il rischio su un importo che oggi nessuna fonte primaria conferma in modo univoco.
Quanto costa avere una PEC, oggi
Comunicare l'indirizzo PEC al Registro Imprese non costa nulla: è un servizio gratuito tramite la piattaforma telematica delle Camere di Commercio, senza bollo né diritti di segreteria. Il costo riguarda solo l'attivazione della casella presso un fornitore, e varia parecchio:
| Fornitore | Piano | Primo anno | Dal rinnovo |
|---|---|---|---|
| Aruba | PEC Standard, 1 GB | 5,00 € + IVA | 9,90 € + IVA/anno |
| Aruba | PEC Pro, illimitata, 3 caselle | 25,00 € + IVA/anno | 25,00 € + IVA/anno |
| Aruba | PEC Premium, illimitata | 40,00 € + IVA/anno | 40,00 € + IVA/anno |
| Poste Italiane | PosteCertificate, 2 GB (privati e piccole imprese) | 5,50 € + IVA | non indicato distintamente |
| Legalmail (InfoCert) | Personal | 5,90 € + IVA | 5,90 € + IVA |
| Legalmail (InfoCert) | Professional | 15,90 € + IVA | 15,90 € + IVA |
| Register.it | PEC Agile | gratis (promo 6 mesi) | 54,15 € + IVA/anno |
Prezzi rilevati direttamente sui siti ufficiali dei fornitori, consultati il 23 agosto 2026. Per un'impresa con volumi normali di corrispondenza, un piano base da 5-10 euro l'anno è quasi sempre sufficiente: le fasce più costose hanno senso solo con più caselle o più spazio di archiviazione.
Da dove partire
Se non sei sicuro che la PEC della tua azienda sia ancora attiva e correttamente comunicata, o se in qualità di amministratore non hai ancora verificato la tua posizione personale dopo le novità del 2025, il modo più veloce è controllare direttamente sul Registro Imprese: se il Registro ha assegnato un domicilio digitale d'ufficio al posto tuo, è già il segnale che qualcosa manca. Un altro obbligo digitale che segue la stessa logica, dipende da cosa fai e non da quanto fatturi, è quello sulla firma digitale: ne ho scritto in firma digitale: quanto costa e quando è obbligatoria. Se vuoi fare il punto su questo e sul resto dell'impianto digitale della tua attività, se ne può parlare dentro il check-up digitale; altrimenti scrivimi, due righe bastano per capire da dove partire.