Alloggiati Web: i tempi veri per comunicare gli ospiti alla Questura

Chi gestisce una struttura e sente parlare di «schedine alloggiati» pensa quasi sempre a un unico termine: ventiquattro ore, e via. È la cifra che circola di più, ed è corretta per la maggior parte dei soggiorni. Ma non è l'unica, e la differenza fra i due termini che la norma prevede davvero è esattamente il punto su cui capita di sbagliare: non quando un cliente dorme in struttura una settimana, ma quando prende una camera per poche ore.

Due termini, non uno

L'articolo 109 del TULPS obbliga chi gestisce una struttura ricettiva a comunicare alla Questura competente i dati di ogni ospite. Per la maggior parte dei soggiorni il termine è quello noto: entro le 24 ore successive all'arrivo, tramite il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato. Ne ho già scritto, insieme all'altro obbligo che un gestionale deve assolvere, nell'articolo su cosa deve fare per legge il software gestionale per hotel.

Per i soggiorni che non superano le 24 ore, tipicamente le camere prese per poche ore e non per la notte, il termine è diverso: 6 ore dall'arrivo. È una distinzione che riguarda poche strutture ogni giorno, ma per quelle poche conta fino in fondo, perché sbagliarla non è un ritardo amministrativo: l'omissione resta un reato, punito dall'articolo 17 del TULPS con l'arresto fino a tre mesi o l'ammenda fino a 206 euro.

Il termine breve è cambiato nel 2022, e non tutte le guide lo dicono

Fino a qualche anno fa il termine per i soggiorni brevissimi non era di sei ore: il decreto del Ministero dell'Interno del 7 gennaio 2013, che ancora oggi regola le modalità di trasmissione, imponeva di comunicare «all'arrivo stesso», cioè in pratica subito, senza un margine. Una norma del 2019 (il decreto-legge 53 del 2019, convertito nella legge 77 del 2019) aveva previsto di allargare quel margine a sei ore, ma con una condizione: il cambiamento sarebbe scattato solo novanta giorni dopo la pubblicazione di un decreto ministeriale che ne definisse le modalità tecniche.

Quel decreto è arrivato il 16 settembre 2021, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 14 ottobre dello stesso anno: sostituisce esplicitamente, nel testo del 2013, le parole «all'arrivo stesso» con «entro le sei ore successive all'arrivo». Novanta giorni dopo la pubblicazione porta al 12 gennaio 2022, data da cui il portale Alloggiati Web applica davvero il nuovo termine: lo conferma anche la Questura di Siena nelle proprie istruzioni ufficiali per gli operatori. È la data da tenere a mente se gestisci check-in brevissimi: prima di allora il margine, sulla carta, non esisteva affatto.

Il portale è l'unico canale, tranne quando si guasta lui

Alloggiati Web è il canale ordinario e, nella pratica quotidiana, l'unico. Esiste un'eccezione, ma è più stretta di quanto sembri: riguarda solo un guasto del portale nazionale, non un problema del tuo computer, della tua connessione o del tuo gestionale. Se è il sistema della Polizia di Stato a non rispondere, il decreto del 2013 impone due passaggi: avvisare tempestivamente la Questura territorialmente competente dell'impedimento, e trasmettere i dati con uno dei canali alternativi previsti, fax o posta elettronica certificata. Non è prevista una terza via: una email ordinaria o un messaggio generico non valgono come comunicazione, qualunque sia l'urgenza.

In entrambi i casi serve conservare la prova del canale alternativo: per il fax, la ricevuta che il dispositivo stampa con data, ora ed esito dell'invio; per la PEC, le ricevute di invio e di consegna del messaggio. È quella prova, non il semplice tentativo, a valere come adempimento se qualcuno verifica a posteriori.

Un dato sbagliato non si corregge: si reinvia

Capita di accorgersi, dopo aver inviato una schedina, di aver digitato male un cognome o una data di nascita. Il portale non permette di modificarla: una volta che il sistema ha accettato l'invio, quella schedina resta così com'è. L'unico modo per rimediare è reinserire una nuova schedina con i dati corretti del solo ospite interessato, rispettando comunque il termine di 24 o 6 ore.

Ha un effetto collaterale che vale la pena conoscere prima di trovarselo davanti: il riepilogo giornaliero conterà un ospite in più rispetto a quelli realmente arrivati, perché la schedina sbagliata resta conteggiata insieme a quella corretta. Non è un malfunzionamento: è così che il sistema è progettato. Se qualcuno in struttura confronta periodicamente il numero di schedine inviate con il numero di ospiti effettivi, vale la pena segnarsi quando e perché è successo.

Quello che non devi comunicare

Due cose che spesso si danno per scontate, nel verso sbagliato. La prima: non devi comunicare le partenze. L'obbligo esisteva fino al 1993, quando è stato abolito; da allora la comunicazione riguarda solo l'arrivo, e se un ospite parte prima o resta più a lungo di quanto dichiarato, non c'è nulla da aggiornare sul portale. La seconda: per assolvere questo obbligo di legge non serve far firmare all'ospite un'informativa privacy dedicata. È un adempimento di pubblica sicurezza previsto direttamente dalla norma, non un trattamento che richiede il consenso di chi alloggia; un'informativa sul trattamento dei dati personali torna necessaria solo se, oltre a questo, usi i dati dell'ospite per altre finalità, come le comunicazioni commerciali.

Famiglie e gruppi: chi compila per chi

L'identificazione di ogni ospite, documento alla mano, resta dovuta sempre, minori compresi: è il passaggio che fai tu alla reception prima di dare alloggio, e su questo non cambia nulla, come ho raccontato parlando di check-in automatico e identificazione a distanza. Quello che cambia è cosa inserisci poi nel portale: per un nucleo familiare basta che compili la schedina uno dei coniugi, indicando l'altro e i figli minorenni; per un gruppo basta il capogruppo, con l'elenco degli altri componenti. Per queste persone aggiuntive il sistema chiede solo i dati anagrafici essenziali, senza ripetere gli estremi del documento di ciascuno: una semplificazione nell'inserimento, non un'eccezione all'obbligo di aver verificato, a monte, l'identità di tutti.

Da dove partire

Tre controlli, in ordine: verifica con chi gestisce il tuo portale Alloggiati Web, o con il tuo gestionale se invia le schedine in automatico, che il termine di sei ore per i soggiorni brevissimi sia davvero impostato correttamente, perché un gestionale pensato prima del 2022 potrebbe non distinguerlo da quello generale. Poi assicurati che qualcuno in struttura sappia, senza doverlo cercare nel panico, il numero di fax o l'indirizzo PEC della tua Questura per i casi di guasto del portale. Infine controlla dove conservi le ricevute di invio, perché il portale le rende scaricabili solo per gli ultimi trenta giorni, mentre l'obbligo di conservazione è di cinque anni.

Se vuoi che qualcuno guardi anche questo genere di dettagli insieme al resto dei processi digitali della tua struttura, c'è il check-up digitale. Altrimenti scrivimi: dimmi come gestisci oggi le schedine, e ti dico se il termine che stai usando è ancora quello giusto.