Abbiamo sempre fatto così!

Nelle aziende si passa più tempo a far meeting piuttosto che lavorare. Riunioni che durano un’eternità (3-4h), e tutti che guardano disillusi decine di slide in PowerPoint con la palpebra calante; un’occhiata alle notifiche dello smartphone con la speranza che arrivi qualche notizia a svegliarli dal torpore.

Non ho mai capito sinceramente se decine di riunioni vengano organizzate ad hoc solo perché faccia figo dire «Scusa non posso parlare sono in riunione» o perché si creda nella loro efficacia.

Avendo partecipato nella vita a diverse riunioni (mi raccomando organizzatele tutte dopo pranzo eh…), posso garantirti che l’attenzione media dura al massimo 15 minuti.

Cosa fa solitamente il manager/imprenditore medio?

Passa il tempo ad intessere le lodi di sé o dell’azienda, e di cosa è andato bene.

Ce ne fosse uno che si concentrasse sulle cose che non funzionano!

I risultati di questi atteggiamenti sono sotto gli occhi di tutti.

Il cambiamento forzato dal Coronavirus

Il 26 febbraio 2020 è arrivato un cambiamento forzato con il nome di Coronavirus. Quest’ultimo ha generato il panico nelle aziende italiane arrivate impreparate: documentazione digitale inesistente, postazioni PC e server dell’anteguerra, sottrazione di dati sensibili da parte di hacker.

Ma il problema maggiore per l’imprenditore italiano medio, è stata l’impossibilità di controllare le operazioni dei propri collaboratori.

Evita il micro-management (desiderio di controllare compulsivamente le attività dei tuoi collaboratori)

È ancora purtroppo radicata, la vecchia mentalità di considerare produttivo il collega che arriva prima degli altri, non si alza mai dalla sedia e sposta l’aria per sembrare indaffarato. Non importa se poi effettivamente produce qualcosa, agli occhi del boss lui è uno che non perde tempo.

Un approccio di questo tipo genera conflitti sia nel controllore che nel controllato, poiché rappresenta la mancanza di fiducia. Con il tempo i livelli di insoddisfazione e di produttività del team scendono.

Lavorare dove preferisci, per sempre

L’adozione dello Smart Working (terminologia corretta è Remote Working) consente di poter lavorare da qualsiasi parte del mondo. Basta un portatile e una buona connessione Wi-Fi.

Detta così sembra tutto semplice, in realtà quello che fa la differenza sono tre elementi:

• Definizione degli obiettivi (presentazione attraverso slides)
• Strumenti di comunicazione (chat, ecc..)
• Strumenti di organizzazione e aggiornamenti sull’andamento lavori (software di project management)

Obiettivi non a tempo

In ogni progetto, si parte sempre dagli obiettivi e dalla visione a lungo termine, definendo quindi la Vision e la Mission.

La Vision è come l’imprenditore immagina l’azienda in futuro.

La Mission è il percorso che si segue per realizzare l’idea (strumenti, modalità, ecc..).

Per poter realizzare la Vision in realtà è necessario che il progetto venga scomposto in tante piccole Mission che devono assolutamente avere obiettivi:

• Chiari
• Realizzabili
• Identificabili
• Misurabili

Chi aiuta quindi l’imprenditore nel raggiungimento della Vision? I suoi collaboratori!

Quindi il concentrarsi su quanto tempo un collaboratore passa su Skype, seduto alla scrivania, ecc.. non dovrebbe interessarti!

E se non hai motivo di dover controllare costantemente i tuoi collaboratori, sei proprio sicuro che serva spendere budget per un costoso ufficio, scrivanie e macchinette del caffè?

Risparmia e investi nella crescita del tuo progetto, anziché nell’affitto di una costosa scrivania.

Per poter gestire i collaboratori dedicati allo sviluppo del progetto e controllarne l’andamento finanziario, le figure chiave per la realizzazione sono due: il Project Manager e il Controller di Gestione. Se il tuo progetto è agli inizi e non puoi permetterteli, dovrai imparare a farlo in autonomia.

Prendendo il caso specifico di una PMI, in cui le figure professionali hanno meno livelli gerarchici rispetto ad una multinazionale, andiamo a vedere nello specifico cosa fanno queste due figure.

Il Project Manager

Il Project Manager (in italiano Responsabile di Progetto) è la figura che si interpone tra l’imprenditore che ha l’idea in testa e un team di progettisti (sviluppatori, ecc..). Si occupa della pianificazione nel minimo dettaglio del progetto, ipotizzando date e scenari. Il suo compito può essere equiparato a quello di un direttore d’orchestra, con la responsabilità di far girare gli ingranaggi senza intoppi.

Attenzione imprenditori: per fare in modo che la consegna del progetto rispetti le date stimate, non devono esserci cambiamenti in corsa. È pratica comune, soprattutto quando si parla di idee innovative, farsi prendere dalla smania di aggiungere funzionalità in corso, o addirittura cambiare totalmente direzione.

Creare un progetto web è un mix di intelletto e creatività, e al pari degli artisti, quello che gli sviluppatori fanno è dipingere una tela bianca sulla base delle vostre indicazioni. Stravolgere quindi un progetto dall’idea iniziale potrebbe significare nel migliore dei casi aggiustare la tela con una pennellata, nel peggiore rifare il dipinto da zero.

Il Controller di Gestione

Qual è la seconda cosa più importante in qualsiasi progetto? Tenere d’occhio le spese e la liquidità in cassa!

Se finisci i soldi, il sogno si spegne.

Il Controller di Gestione, che nelle PMI coincide solitamente con il Responsabile Amministrativo, si occupa di controllare costantemente che i flussi di cassa (entrate, pagamenti, costi di produzione, fatturazione, ecc..). Una figura di questo tipo è fondamentale per avere sempre uno sguardo attento alle finanze aziendali, e rispondere prontamente con scelte mirate affinché gli obiettivi progettuali siano allineati agli obiettivi finanziari.

Strumenti di comunicazione

I software per la gestione di un team in remoto sono moltissimi. Di seguito descriverò quelli più conosciuti che ho avuto modo di testare negli anni.

Slack

È uno strumento di comunicazione accessibile tramite browser ma dispone anche di una versione installabile su desktop per Windows, MacOS, iPhone e Android). Gratuito utilizzando il piano base, consente di creare una ufficio virtuale chiamato Workspace. Questo spazio di lavoro virtuale consente l’accesso ai tuoi collaboratori.

Slack è uno strumento che consente di gestire le chat in base ad aree tematiche chiamati #channels

All’interno è possibile scambiare comunicazioni, file ed effettuare videochiamate (con il piano base gratuito al massimo 1:1).

La differenza rispetto al più conosciuto Skype è il fatto di poter creare diverse “stanze” in base agli argomenti di cui si vuol discutere. Queste stanze sono chiamate Channels.

Slack è molto utilizzato all’interno della comunità degli sviluppatori software, ma può essere adattata a qualsiasi esigenza.

Skype

Nato nel 2003 e successivamente diventato di proprietà di Microsoft, è diventato tra i software più conosciuti per la comunicazione in tempo reale a livello aziendale.

Nato nel 2003 e successivamente diventato di proprietà Microsoft, Skype è tra i software più utilizzati nelle aziende.

Disponibile gratuitamente fino a 20 dipendenti (ideale per le Piccole Imprese), ha un funzionamento molto simile a WhatsApp senza tuttavia avere necessità di numeri di telefono, ma soltanto email o nickname.

Permette di trasferire files, effettuare chiamate e di condividere lo schermo. Consente anche di effettuare chiamate internazionali utilizzando un sistema di pacchetti di crediti acquistabili.

Coderblock

Finalmente un software italiano, le cui funzionalità non hanno nulla da invidiare a software più blasonati.

Premessa: non ho ancora avuto l’occasione di utilizzarlo ma mi sono ripromesso di farlo perché dalla presentazione sul sito ufficiale sembra meritare davvero.

Coderblock, ha l’obiettivo di farti rivivere l’esperienza reale dell’ufficio attraverso l’utilizzo di avatar

Coderblock si compone di tre sezioni:

• Office: offre la possibilità di creare in 3D attraverso modelli preimpostati gli spazi del proprio ufficio. Sarà quindi possibile camminare tra sale riunioni, raggiungere la cucina o la propria scrivania. L’obiettivo di Coderblock è quello di simulare l’ambiente di un vero ufficio. Ogni membro del team avrà a disposizione un proprio avatar personalizzabile esteticamente.

È possibile personalizzare la tua sede con il tuo brand e, fornire l’accesso ai clienti come ospiti.

• Workspace: consente di gestire gli obiettivi, monitorare tutte le attività, e visualizzare quanto tempo ogni collaboratore impiega per svolgere un determinato lavoro. L’interfaccia è davvero user-friendly.

Workspace è un’area su Coderblock che fornisce una panoramica delle attività svolte durante il giorno dai propri collaboratori.

• Marketplace: è una sezione dedicata dove è possibile trovare professionisti per il tuo progetto. Si potrà inserire l’annuncio di ricerca all’interno di quest’area e attendere l’arrivo di preventivi. La collaborazione potrà poi essere gestita attraverso Coderblock.

L’area Marketplace consente di trovare professionisti e freelance per lo sviluppo di progetti

Franz

Questo è un programma che installo sempre sui pc quando li acquisto, perché mi consente di gestire tutti i canali di comunicazione tramite un’unica interfaccia. Il funzionamento è molto semplice, ti basterà collegare gli account dei diversi servizi che utilizzi per comunicare e Franz li raggrupperà; in questo modo riceverai le notifiche di nuovi messaggi da un solo programma, senza dover perdere tempo ad aprire ogni specifica applicazione.

Franz è un programma che ti consente di gestire da un’unica interfaccia tutti i canali di comunicazione.

Il programma è gratuito (fino a 3 servizi collegati) e potrai scaricarlo da questo link (disponibile sia in versione per Windows, MacOs e Linux).

Strumenti di organizzazione

Per pianificare i compiti di ogni membro del team e monitorare l’andamento dei lavori, esistono sul mercato diversi software, che potrai adattare alle esigenze del progetto.

Wrike

Wrike è uno strumento che ho iniziato a utilizzare dal 2014 e i bug erano parecchi: dati che non venivano inseriti correttamente, pulsanti che si sovrapponevano. Devo ammettere che negli ultimi anni ha cambiato grafica rilasciando nuovi aggiornamenti ed è diventato un software maturo e solido. L’ho trovato molto flessibile e in grado di adattarsi sia a freelance sia a grandi organizzazioni con migliaia di dipendenti. Attualmente è utilizzato da aziende come AirBnb e il Gruppo De Longhi.

Wrike è un software che consente di pianificare e monitorare i compiti dei collaboratori e avere sempre una panoramica aggiornata dei progetti, senza ricorrere a riunioni quotidiane di allineamento.

I principali benefici di Wrike:

• Accelera lo sviluppo del progetto, migliorando la produttività del team.
• Mantiene allineati tutti i membri del team senza dover ricorrere a lunghe riunioni, discussioni via e-mail o aggiornamenti di fogli Excel.
• Offre una panoramica dello stato di avanzamento del progetto con aggiornamenti in tempo reale.
• Collaborazione in tempo reale del team con discussioni, file allegati ai compiti e un editor di documenti integrato.

Wrike dispone di un piano gratuito fino a 5 utenti.

Trello

Un software dall’interfaccia minimal e personalizzabile, con un aspetto simile a quello di una lavagna. E proprio su questo ha basato la sua filosofia.

Gli elementi chiave di Trello sono tre:

• Bacheca (o Board): il progetto (nell’immagine sottostante “I Tacos di Taco”)
• Liste: le macro-aree del progetto che puoi personalizzare (es. Da fare, Fatto, In corso) oppure dipartimenti (Sviluppo, Marketing, Amministrazione). Nell’immagine sottostante sono chiamate rispettivamente Risorse, Da Fare, In Corso.
• Schede (o Card): i singoli tasks che si trovano in ogni Lista (es. nell’immagine Opportunità di franchising globale)

Trello è un software personalizzabile per la gestione dei progetti, sempre più diffuso a livello internazionale.

Cliccando su ogni Scheda è possibile aggiungere ulteriori dettagli, date di scadenza, checklist, commenti e molto altro ancora.

Trello è disponibile in versione gratuita con alcune funzionalità limitate.

Conclusioni

Sono sempre più convinto che lo smart-working sia il modello di lavoro del futuro, capace di offrire un rapporto win-win.

Meno spese, meno stress, maggiore produttività.

Gli strumenti che ti ho descritto in questo articolo ti consentiranno di collaborare con gli altri membri del team in modo sereno, incrementando il rapporto di fiducia grazie ad una panoramica chiara e sempre disponibile dell’avanzamento lavori. Ma prima di pensare ai software da utilizzare, c’è bisogno di cambiare la mentalità.